概要

目次
    1. 販売管理システム
    2. 【業種・事業内容】
    3. 【システム要件】
    4. 【導入環境】
  2. システム開発に至った背景・課題
  3. 案件管理
  4. 見積管理
  5. 受注管理・売上管理
  6. 売上集計
  7. 請求締処理
  8. 請求管理
  9. 発注管理
  10. 入荷管理
  11. 契約管理

販売管理システム

【業種・事業内容】

建設業：電気工事セキュリティシステムの取り付けや保守運用業務

【システム要件】

  • 案件管理
    • 見積管理
    • 受注管理
    • 売上管理
  • 売上集計
  • 請求締処理, 請求管理
  • 発注管理
    • 入荷管理
  • 顧客台帳
    • 契約管理
  • 外注先台帳
  • 商品台帳

【導入環境】

  • FileMaker Pro 19
    • Windows：10台
  • FileMaker Go 19
    • iPad：5台

システム開発に至った背景・課題

　こちらのお客様は、各種管理項目をすべて Excel で管理していましたが、ファイル同士の関連付けは担当者まかせになっており、全体を俯瞰してデータを閲覧しようとした際の管理が煩雑になっていました。この点を改善したいというのが最大の課題であり、今回は FileMaker で開発したシステム上でデータを一元管理をすることで、お客様のご要望を実現しました。
　加えて、作成する帳票の見た目が管理項目ごとにかなり異なっており、レイアウトに統一感を持たせたいというご要望もありましたので、画面の変更を比較的容易に行うことができる FileMaker の特徴を活かして、お客様とのやり取りを重ねながら調整しました。
　また、保守契約データの管理も行っているのですが、顧客ごとにデータが分かれてしまっており、すべての契約データを串刺しで見ることができていませんでした。こちらについては、システム開発にあたってすべての情報をデータベースに格納することになったので、自然と解決することができました。

機能の詳細

案件管理

　問い合わせへの対応履歴記入や、次回の連絡日などの営業情報の記録、資料の保存、 見積・受注・売上データの管理を行う起点となる機能です。案件の進捗状況を日付や担当者などと共に記録することで、会社全体の案件の状況を適宜絞り込み、俯瞰してみることができます。

【機能一覧】

  • 案件検索
  • 営業対応履歴管理
  • 案件進捗管理（対応内容, 対応日, 対応者の管理）
  • 資料管理
  • 見積作成, 履歴閲覧
  • 受注作成, 履歴閲覧
  • 売上履歴閲覧

見積管理

　商品台帳から選択して明細を入力し、見積書を作成・出力する機能です。明細では 数量, 単価, 金額 の入力の他に、原価金額 や 課税・非課税の切り替えを行うことができます。また、見積全体にないして経費率を設定することができ、簡易的な原価管理を行うことができます。見積書とは別途、原価管理表も出力することが可能です。

【機能一覧】

  • 見積入力
  • 見積書出力
  • 経費率設定
  • 粗利算出
  • 原価管理書出力
  • データ複製

受注管理・売上管理

　作成済みの見積データを転記するか、商品台帳から選択して明細を入力し、受注データを作成する機能です。明細では見積と同じく、数量, 単価, 金額 の入力の他に、原価金額 や 課税・非課税の切り替えを行うことができます。　また、売上を計上する際にはこ、の画面から売上データの作成を行います。受注内容をそのまま転記した売上データが作成されるので、必要に応じてデータを編集します。売上管理画面では、納品書を出力することが可能です。

【機能一覧】

  • 受注入力
  • 見積から転記して受注入力
  • 売上の作成・編集
  • 売上データから納品書を出力

売上集計

　売上管理で入力したデータを指定した検索条件で絞り込み、案件ごと, 顧客ごと, 担当者ごとなど、様々な切り口で集計データを閲覧することができます。また、絞り込んだデータを Excel として出力することもできます。　

【機能一覧】

  • 売上検索
  • 集計基準選択（案件ごと, 顧客ごと, 担当者ごとなど）
  • 集計データ表示
  • 集計データ Excel 出力

請求締処理

　売上データを顧客ごとに集計し、締め請求書を作成する機能です。請求日と顧客名でデータを検索し、さらに対象を絞り込む場合には、対象外とする売上データのチェックを外したあとに処理を実行していただきます。　

【機能一覧】

  • 請求書作成

請求管理

　請求締処理で作成した請求書を一覧で管理できる画面です。請求書の PDF 出力、入金日・入金状況・入金金額の管理、必要に応じて自由にメモの入力することが可能です。　

【機能一覧】

  • 請求データ検索
  • 請求書の PDF 出力
  • 入金日・入金状況管理
  • 入金金額管理
  • 入金メモ

発注管理

　作成済みの見積もしくは受注データを転記するか、商品台帳から選択して明細を入力し、発注データを作成する機能です。この画面では注文書を PDF 出力することができます。また、一覧画面では 支払日・支払状況・支払金額の管理、必要に応じて自由にメモの入力することが可能です。

【機能一覧】

  • 注文書の作成（見積, 受注から転記 もしくは 手入力）
  • 注文書の PDF 出力
  • データ複製
  • 支払日・支払状況管理
  • 支払金額管理
  • 支払メモ

入荷管理

　発注の明細単位で入荷状況を管理することができます。入荷日・入荷状況の管理、必要に応じて自由にメモを入力もすることができます。また、データを PDF, Excel に出力することが可能です。

【機能一覧】

  • 明細単位での発注データの検索・閲覧
  • 入荷状況の管理
  • 入荷データの PDF, Excel 出力

契約管理

　顧客台帳に付随する機能です。保守, リース, 物品のレンタルなど、契約にかかわる情報を簡易的に管理をすることができます。こちらのお客様で使用している項目は主に 契約名, 期間, 金額 などです。また、一覧画面では、契約の状態や期間でデータを絞り込んで閲覧することが可能です。