概要

販売管理システム

【業種・事業内容】

建設業:電気工事セキュリティシステムの取り付けや保守運用業務

【システム要件】

  • 案件管理
    • 見積管理
    • 受注管理
      • 売上管理
  • 売上集計
  • 請求締処理, 請求管理
  • 発注管理
    • 入荷管理
  • 顧客台帳
    • 契約管理
  • 外注先台帳
  • 商品台帳

【導入環境】

  • FileMaker Pro 19
    • Windows:10台
  • FileMaker Go 19
    • iPad:5台

システム開発に至った背景・課題

 こちらのお客様は、各種管理項目をすべて Excel で管理していましたが、ファイル同士の関連付けは担当者まかせになっており、全体を俯瞰してデータを閲覧しようとした際の管理が煩雑になっていました。この点を改善したいというのが最大の課題であり、今回は FileMaker で開発したシステム上でデータを一元管理をすることで、お客様のご要望を実現しました。
 加えて、作成する帳票の見た目が管理項目ごとにかなり異なっており、レイアウトに統一感を持たせたいというご要望もありましたので、画面の変更を比較的容易に行うことができる FileMaker の特徴を活かして、お客様とのやり取りを重ねながら調整しました。
 また、保守契約データの管理も行っているのですが、顧客ごとにデータが分かれてしまっており、すべての契約データを串刺しで見ることができていませんでした。こちらについては、システム開発にあたってすべての情報をデータベースに格納することになったので、自然と解決することができました。


機能の詳細

案件管理

 問い合わせへの対応履歴記入や、次回の連絡日などの営業情報の記録、資料の保存、 見積・受注・売上データの管理を行う起点となる機能です。案件の進捗状況を日付や担当者などと共に記録することで、会社全体の案件の状況を適宜絞り込み、俯瞰してみることができます。【機能一覧】

  • 案件検索
  • 営業対応履歴管理
  • 案件進捗管理(対応内容, 対応日, 対応者の管理)
  • 資料管理
  • 見積作成, 履歴閲覧
  • 受注作成, 履歴閲覧
  • 売上履歴閲覧

見積管理

 商品台帳から選択して明細を入力し、見積書を作成・出力する機能です。明細では 数量, 単価, 金額 の入力の他に、原価金額 や 課税・非課税の切り替えを行うことができます。また、見積全体にないして経費率を設定することができ、簡易的な原価管理を行うことができます。見積書とは別途、原価管理表も出力することが可能です。【機能一覧】

  • 見積入力
  • 見積書出力
  • 経費率設定
  • 粗利算出
  • 原価管理書出力
  • データ複製

受注管理・売上管理

 作成済みの見積データを転記するか、商品台帳から選択して明細を入力し、受注データを作成する機能です。明細では見積と同じく、数量, 単価, 金額 の入力の他に、原価金額 や 課税・非課税の切り替えを行うことができます。 また、売上を計上する際にはこ、の画面から売上データの作成を行います。受注内容をそのまま転記した売上データが作成されるので、必要に応じてデータを編集します。売上管理画面では、納品書を出力することが可能です。【機能一覧】

  • 受注入力
  • 見積から転記して受注入力
  • 売上の作成・編集
  • 売上データから納品書を出力

売上集計

 売上管理で入力したデータを指定した検索条件で絞り込み、案件ごと, 顧客ごと, 担当者ごとなど、様々な切り口で集計データを閲覧することができます。また、絞り込んだデータを Excel として出力することもできます。 【機能一覧】

  • 売上検索
  • 集計基準選択(案件ごと, 顧客ごと, 担当者ごとなど)
  • 集計データ表示
  • 集計データ Excel 出力

請求締処理

 売上データを顧客ごとに集計し、締め請求書を作成する機能です。請求日と顧客名でデータを検索し、さらに対象を絞り込む場合には、対象外とする売上データのチェックを外したあとに処理を実行していただきます。 【機能一覧】

  • 請求書作成

請求管理

 請求締処理で作成した請求書を一覧で管理できる画面です。請求書の PDF 出力、入金日・入金状況・入金金額の管理、必要に応じて自由にメモの入力することが可能です。 【機能一覧】

  • 請求データ検索
  • 請求書の PDF 出力
  • 入金日・入金状況管理
  • 入金金額管理
  • 入金メモ

発注管理

 作成済みの見積もしくは受注データを転記するか、商品台帳から選択して明細を入力し、発注データを作成する機能です。この画面では注文書を PDF 出力することができます。また、一覧画面では 支払日・支払状況・支払金額の管理、必要に応じて自由にメモの入力することが可能です。【機能一覧】

  • 注文書の作成(見積, 受注から転記 もしくは 手入力)
  • 注文書の PDF 出力
  • データ複製
  • 支払日・支払状況管理
  • 支払金額管理
  • 支払メモ

入荷管理

 発注の明細単位で入荷状況を管理することができます。入荷日・入荷状況の管理、必要に応じて自由にメモを入力もすることができます。また、データを PDF, Excel に出力することが可能です。【機能一覧】

  • 明細単位での発注データの検索・閲覧
  • 入荷状況の管理
  • 入荷データの PDF, Excel 出力

契約管理

 顧客台帳に付随する機能です。保守, リース, 物品のレンタルなど、契約にかかわる情報を簡易的に管理をすることができます。こちらのお客様で使用している項目は主に 契約名, 期間, 金額 などです。また、一覧画面では、契約の状態や期間でデータを絞り込んで閲覧することが可能です。