カテゴリ：会員管理システム
開発期間：３ヶ月+１ヶ月（導入初期サポート）
導入前：旧バージョンのFileMaker ProとExcel

導入前のシステム状況

前担当者が作ったExcelとバージョンの古いFileMakerを用いて、学会の会員管理、会費の未入金管理、報告書作成の業務などを行っていました。
全項目を横長に記載したExcelでの作業に大変ご苦労されているようでした。
一部業務をFileMakerで運用されていましたが、すでに前任者が退職したため改善もできずにいたところ、共通の知人より弊社をご紹介いただき、ご相談を承りました。

 

導入前のシステム状況

新システムの構築にあたり、お客様の主なご要望はこのようなものでした。
・もっと使いやすいシステムで一元管理したい
・一括請求処理を楽に行いたい（未請求分も合算で請求）
・郵便局の払込取扱票に印字をしたい
・ボタン一つで未請求リストを作りたい

 

開発の流れ

ご担当者様が主に関西でお仕事のため、対面でのお打ち合わせは初回ヒアリングの１回のみです。
あとは、オンラインでのミーティング、メール等での資料のやりとりなどで情報交換を行いました。
開発中は弊社のAWS上にある開発用サーバにテストファイルをアップし、お客様に画面を共有しながら開発を進めたため、システム本稼動後も大きな機能漏れや追加開発もなく、順調に稼働することができました。
稼働後は１ヶ月の無償サポート期間を設け、実稼働に伴う最終調整を行ったのち、納品完了としました。

 

弊社からのご提案

まず、ヒアリング内容を元に大きな管理項目を「会員管理」「請求管理」に分けた業務フロー案を作成。
お客様にデモを行い、細かいご要望を追加してシステムを完成させました。
当初会費請求に、送付状と払込取扱票の２枚を同封する予定でしたが、郵便振替払込用紙付きのA4用紙をご提案し、A4サイズの余白部分に請求書の文面を印刷するレイアウトを作成することで、印刷業務の手間を半分にする事ができました。

 

導入後の主な変化

今までとても長い横列のExcelのシートとExcelと連動していないFileMaker Proのシステムを併用して、入金管理に苦労されていましたが、年度ごとの請求書を一括作成もでき、請求一覧や会員一覧で未請求の会員を一目でわかるようになりました。
また、請求書作成のステップに担当者の手動作業を残しているので、分割入金などのイレギュラーなケースにも対応でき、都度弊社が設定をカスタマイズすることなくご利用いただいています。